Praca zdalna lista kontrolna

Wyraźnie ustal czas, w którym Twoi pracownicy mają pracować.

Dlaczego podawanie godzin pracy jest ważne?

Pracownicy i pracodawcy powinni być tego świadomi. Jeśli ludzie nie są świadomi swoich godzin pracy, może to prowadzić do problemów z produktywnością i wydajnością.

Jak podać godziny pracy?

Zapytaj pracowników, jaki jest dla nich najwygodniejszy czas na pracę. Zdecyduj, co jest najlepsze dla Twojego zespołu, czy będą to dokładne godziny pracy, czy elastyczne harmonogramy.

Które narzędzia pomagają określić godziny pracy?

Narzędzia do zarządzania czasem, takie jak Trello lub Toggl itp.

Upewnij się, że Twoi pracownicy rozumieją swoje obowiązki. Upewnij się, że nie zarządzasz mikrozarządzaniem, ponieważ prowadzi to tylko do frustracji i niższej produktywności.

Dlaczego ustalenie jasnych obowiązków i oczekiwań jest ważne?

Im lepiej każdy rozumie swoje obowiązki i oczekiwania, tym bardziej produktywne będzie miejsce pracy. Pracodawcy będą mogli pociągać pracowników do odpowiedzialności za ich działania, podczas gdy pracownicy będą mieli poczucie, że mają głos.

Jak jasno określić obowiązki i oczekiwania?

Przygotuj opisy stanowisk, które opisują obowiązki na każdym stanowisku, i pamiętaj o ich aktualizacji w razie potrzeby. Poinformuj personel, jeśli wystąpią jakiekolwiek potencjalne zmiany.

Których narzędzi użyć w tym kroku?

Narzędzia do współpracy, takie jak Trello, Asana lub Basecamp, tworzą określone zadania dla pracowników i śledzą ich postępy.

Skonfiguruj jasne zasady dotyczące pracy zdalnej dotyczące świąt, przerw, urlopów i dni chorobowych.

Dlaczego decyzja o czasie wolnym jest ważna?

Pracodawcy muszą radzić sobie z nieobecnościami, aby kontynuować pracę, podczas gdy pracownicy muszą wiedzieć, co jest dopuszczalne w zakresie wzięcia wolnego.

Jak zdecydować o czasie wolnym?

Najlepiej zezwolić na co najmniej kilka dni wolnych, niektóre płatne, a inne bezpłatne, w zależności od konkretnej polityki dla każdego pracownika. Niektórzy pracodawcy dopuszczają nawet nieograniczony czas urlopu, ale zwykle wymaga to zaufania obu stron i zaangażowania w odpowiedzialną pracę bez nadzoru. Poproś personel, aby poprosił o dni wolne z jak największym wyprzedzeniem.

Jakich narzędzi użyć, aby zdecydować o czasie wolnym?

Użyj Dokumentów lub Arkuszy Google, aby utworzyć plik, w którym każdy może poprosić o wolne dni, dodać notatki i zobaczyć zmiany w czasie rzeczywistym.

Zaplanuj, jak często, gdzie i kiedy powinny się odbywać spotkania.

Dlaczego umawianie spotkań z wyprzedzeniem jest ważne?

Spotkania powinny być praktyczne i skuteczne, jeśli zamierzasz je regularnie organizować. W ten sposób każdy może skupić się na zadaniu bez marnowania czasu.

Jak umawiać spotkania z wyprzedzeniem?

Powinieneś umówić się na regularne spotkanie w celu aktualizacji zespołu. Na przykład w każdy piątek rano lub środę po południu. Możesz także organizować spotkania ad hoc, gdy coś wymaga natychmiastowego omówienia.

Które narzędzia pomagają w umawianiu spotkań z wyprzedzeniem?

Slack, LiveWebinar, Zoom czy Google Hangouts to świetne narzędzia do komunikacji wideo.

Komunikacja ma kluczowe znaczenie dla każdego zespołu zdalnego. Ustal wytyczne dotyczące komunikacji i upewnij się, że wszyscy ich przestrzegają.

Dlaczego usprawnienie komunikacji jest ważne?

Sprawy mogą szybko stać się chaotyczne, jeśli nie masz planu komunikacji. Aby wszyscy byli na bieżąco, konieczne jest ustalenie sposobu, w jaki ludzie będą mogli skutecznie i szybko komunikować się.

Jak usprawnić komunikację?

Niezbędne jest śledzenie postępów projektów, aby móc określić, czy ktoś jest w tyle. Ponadto warto zobaczyć, co zespół robi na co dzień.

Aby usprawnić komunikację z klientami, korzystaj z oprogramowania do obsługi zgłoszeń, takiego jak LiveAgent. Twoje e-maile, czaty, połączenia telefoniczne, wzmianki w mediach społecznościowych i wiadomości z innych kanałów zostaną umieszczone w jednym uniwersalna skrzynka odbiorcza. Ułatwia to komunikację i skutkuje wyższym poziomem zadowolenia klientów.

Które narzędzia usprawniają komunikację?

• Komunikacja zespołowa – narzędzia takie jak Asana lub Basecamp są przydatne, ale tylko wtedy, gdy wszyscy konsekwentnie ich używają.
• Komunikacja z klientami – kompleksowe oprogramowanie pomocy technicznej, takie jakLiveAgent (wypróbowanie za darmo!).

Aby wszyscy byli na tej samej stronie i podążali w tym samym kierunku, każdy zespół potrzebuje zestawu wspólnych wartości i celów.

Dlaczego dbanie o kulturę firmy jest ważne?

Wytyczne firmy pomogą przyciągnąć przyszłych pracowników, ale są również niezbędne do utrzymania pracowników. Pracownicy, którzy czują się częścią zespołu i których wartości są zgodne z wartościami organizacji, są bardziej skłonni do pozostania w firmie.

Jak zadbać o kulturę firmy?

Utwórz listę podstawowych wartości i upewnij się, że wszyscy je rozumieją. Ponadto podręcznik firmy może określać oczekiwania i zasady firmy.

Które narzędzia pomagają dbać o kulturę firmy?

Możesz utworzyć dokument Dokumentów Google lub krótki film/prezentację na temat podstawowych wartości Twojej firmy.

Zweryfikuj, czy Twoi pracownicy mają produktywne środowisko pracy, zanim zaczną pracować zdalnie.

Dlaczego sprawdzanie środowiska pracy zdalnej pracowników jest ważne?

Nie każdy ma idealne warunki do pracy w domu. Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy skoncentrowali się na swojej pracy, muszą mieć potrzebne zasoby i narzędzia.

Jak sprawdzić środowisko pracy zdalnej swoich pracowników?

Jeśli to możliwe, wynajmij fizyczne miejsce pracy w swojej okolicy (np. przestrzeń coworkingową). Jeśli nie, spróbuj zapewnić im lepsze warunki pracy w domu, dostarczając im sprzęt (krzesła, biurka itp.).

Jakich narzędzi użyć do sprawdzenia środowiska pracy zdalnej swoich pracowników?

Aby dowiedzieć się, czy komuś brakuje odpowiedniego środowiska zdalnego, możesz przeprowadzić ankietę za pomocą Formularzy Google.

Kiedy Twój zespół zaczyna pracować zdalnie, konieczne jest posiadanie planu wdrażania nowych pracowników.

Dlaczego planowanie zdalnego onboardingu jest ważne?

Jeśli nie masz planu wdrożenia, przyśpieszenie nowych pracowników może być trudne.

Jak zaplanować zdalne wdrożenie?

Planuj spotkania wideo i sesje szkoleniowe dla swoich pracowników, aby szybko zapoznać się z nowym systemem. Utwórz podręczniki do przeczytania dla każdego pracownika, aby mogli zapoznać się z wytycznymi firmy.

Których narzędzi użyć do planowania zdalnego wdrażania?

Możesz korzystać z LiveWebinar podczas sesji szkoleniowych online. Twórz podręczniki w Dokumentach/Arkuszach Google.

Aby być produktywnym, pracownicy zdalni potrzebują odpowiednich narzędzi, takich jak komputer ze wszystkimi programami, których potrzebują.

Dlaczego ważne jest upewnienie się, że Twoi pracownicy mają wymagane urządzenia?

Jeśli Twoi zdalni pracownicy nie mają odpowiednich urządzeń osobistych lub narzędzi, trudno będzie im ukończyć pracę.

Jak upewnić się, że Twoi pracownicy mają wymagane urządzenia?

Wyposaż swoich pracowników w odpowiednie narzędzia i urządzenia.

Których narzędzi użyć, aby upewnić się, że Twoi pracownicy mają wymagane urządzenia?

W Dokumentach/Arkuszach Google możesz utworzyć listę wymagań dotyczących pracy zdalnej. Rozważ zainwestowanie w technologię, taką jak przechowywanie w chmurze (np. Dropbox) i udostępnianie plików (Dysk Google).

Niezawodne połączenie internetowe jest koniecznością dla pracowników zdalnych.

Dlaczego przyznawanie dostępu do Internetu jest ważne?

Jeśli Internet pracownika przestanie działać nawet na kilka minut, może to mieć poważne konsekwencje. Sprawdź, czy podczas pracy zdalnej nie występują żadne problemy z połączeniem.

Jak zapewnić wszystkim dostęp do Internetu?

Sprawdzaj okresowo prędkość Internetu wszystkich osób. Jeśli wystąpią jakiekolwiek problemy, skontaktuj się z usługodawcą i rozwiąż je tak szybko, jak to możliwe.

Których narzędzi użyć, aby zapewnić wszystkim dostęp do Internetu?

Pingdom pozwala monitorować stan połączenia internetowego z dowolnego miejsca na świecie.

Upewnij się, że Twoi pracownicy mają dostęp do pomocy technicznej, jeśli coś nie działa poprawnie.

Dlaczego zapewnienie wsparcia technicznego jest ważne?

Jeśli Twoi zdalni pracownicy nie mają dostępu do pomocy technicznej, mogą być sfrustrowani i postrzegać to jako przeszkodę, która uniemożliwia im wykonywanie pracy.

Jak zapewnić wsparcie techniczne?

Dostarcz swoim pracownikom listę kontaktów wsparcia, w tym adres e-mail i numer telefonu itp.

Jakie narzędzia zapewniają wsparcie techniczne?

Możesz utworzyć dokument (np. w Dokumentach Google) opisujący proces pomocy technicznej i przyznać do niego dostęp wszystkim członkom zespołu. Rozważ inwestycję w oprogramowanie, które zapewnia Twoim pracownikom dostęp do wsparcia 24 godziny na dobę.

Twoi zdalni pracownicy muszą zrozumieć, jakie są ich obowiązki w zakresie bezpieczeństwa.

Dlaczego ustalanie obowiązków bezpieczeństwa jest ważne?

Bezpieczeństwo Twoich pracowników powinno być zawsze najwyższym priorytetem. Twoi pracownicy muszą być świadomi niebezpieczeństw związanych z pracą w domu i rozumieć zasady bezpieczeństwa firmy.

Jak ustalić obowiązki dotyczące bezpieczeństwa?

Wyraźnie wyjaśnij im, co należy zakryć po ich stronie i na jakich elementach bezpieczeństwa powinni się skupić.

Jakich narzędzi użyć do ustalenia obowiązków bezpieczeństwa?

Geofencing umożliwia śledzenie lokalizacji urządzenia pracownika i ustalanie granic, których nie mogą przekroczyć. Niemniej jednak ten krok jest niezbędny tylko wtedy, gdy Twoja firma posiada naprawdę wrażliwe dane, w przeciwnym razie powinieneś po prostu zaufać swoim pracownikom – to się opłaca.

Utrzymuj regularne aktualizacje aplikacji i urządzeń swojego zespołu.

Dlaczego dbanie o regularne aktualizacje jest ważne?

Jeśli Twoi zdalni pracownicy nie aktualizują swoich urządzeń, mogą stać się narażeni na cyberataki. Sprawdź, czy wszyscy nadążają za regularnymi aktualizacjami i nie zaniedbują ich.

Jak dbać o regularne aktualizacje?

Utwórz dokument zawierający listę niezbędnych aktualizacji, aby każdy miał dostęp do tych informacji.

Które narzędzia pomagają dbać o regularne aktualizacje?

Powinieneś rozważyć inwestycję w narzędzia takie jak Microsoft AutoUpdate (dla Windows) lub Mac OS X Update (dla urządzeń Apple), które pozwolą Ci automatycznie aktualizować oprogramowanie wszystkich Twoich pracowników.

Musisz określić obszary, w których Twoi pracownicy najprawdopodobniej napotkają problemy z bezpieczeństwem.

Dlaczego identyfikacja zagrożeń bezpieczeństwa jest ważna?

Jeśli wiesz, gdzie leżą zagrożenia, możesz podjąć kroki, które pomogą je złagodzić. Zidentyfikuj wszystkie potencjalne zagrożenia, zanim staną się problemem.

Jak rozpoznać zagrożenia bezpieczeństwa?

Zastanów się nad stworzeniem mapy zagrożeń bezpieczeństwa, która określa obszary, w których Twoi pracownicy mogą być narażeni na niebezpieczeństwo.

Jakich narzędzi użyć do identyfikacji zagrożeń bezpieczeństwa?

Istnieją różne narzędzia, które identyfikują obszary zagrożenia bezpieczeństwa, w tym Geofencing, oprogramowanie do monitorowania mediów społecznościowych (takie jak Mediatoolkit) i Alerty Google.

Jeśli coś pójdzie nie tak, musisz przedstawić plan awaryjny i zabezpieczyć swoje miejsce pracy.

Dlaczego napisanie planu awaryjnego jest ważne?

W nagłych wypadkach Twoi zdalni pracownicy mogą wpaść w panikę i pogorszyć sytuację. Plan awaryjny może temu zapobiec.

Jak napisać plan awaryjny?

Utwórz dokument z listą rzeczy do zrobienia, który krok po kroku przedstawia plan awaryjny.

Które narzędzia pomogą Ci napisać plan awaryjny?

Tymi, których Twoi pracownicy używają najczęściej, będą te, które są im najbardziej znane i które prawdopodobnie poradzą sobie najszybciej.

Jednym z największych problemów związanych z pracą zdalną jest brak możliwości bezpośredniej komunikacji z ludźmi. Ponieważ pracownicy zdalni mogą spędzać większość czasu w czterech ścianach, ich zdrowie psychiczne ma kluczowe znaczenie.

Dlaczego dbanie o dobre samopoczucie pracowników jest ważne?

Jeśli pracownik zacznie zmagać się ze swoim zdrowiem psychicznym, może to mieć ogromny wpływ na wydajność firmy.

Jak zadbać o dobro swoich pracowników?

Niezależnie od tego, czy ma to związek z pracą, czy nie, upewnij się, że każdy ma dostęp do pomocy w razie potrzeby.

Które narzędzia pomagają dbać o dobre samopoczucie pracowników?

Możesz przeprowadzić anonimową ankietę za pomocą Formularzy Google lub SurveyNuts.

Zachęcaj swoich pracowników do prowadzenia swobodnych rozmów ze współpracownikami, nawet w celach niezwiązanych z pracą. Pomoże im to poczuć się bardziej związanym z zespołem i zapobiegnie poczuciu izolacji.

Dlaczego ułatwianie swobodnych rozmów z kolegami z zespołu jest ważne?

Jeśli Twoi pracownicy zaczną czuć się jak w akwarium, może być im trudno skoncentrować się i wykonywać swoją pracę.

Jak ułatwić luźne rozmowy z kolegami z drużyny?

Zwróć uwagę na każdą okazję do „zdalnych” spotkań, nie tylko tych związanych z pracą, ale także na przykład z okazji urodzin pracowników.

Które narzędzia ułatwiają prowadzenie swobodnych rozmów z kolegami z drużyny?

Wszystkie webinary i narzędzia do przesyłania wiadomości (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout itp.) będą tutaj działać.

O wiele trudniej jest nauczyć się nowej umiejętności podczas pracy zdalnej niż w biurze. Zapewnij swoim pracownikom alternatywne opcje i zachęty do zdobywania nowych umiejętności, możliwości doskonalenia się. Daj im dostęp do technologii, która pomoże im robić wszystkie te rzeczy.

Dlaczego zapewnienie pracownikom szkoleń jest ważne?

Pozwalanie pracownikom na rozwój pomaga im postrzegać swoją pracę jako karierę, a nie tylko kolejną pracę. Zachęć ich do udziału w webinariach lub wzięcia udziału w kursach związanych z ich zainteresowaniami zawodowymi.

Jak zapewnić swoim pracownikom opcje szkoleniowe?

Rozważ oferowanie różnych rodzajów szkoleń, takich jak samouczki wideo, seminaria internetowe lub e-booki. Możesz również wesprzeć swoich pracowników w ukończeniu kursów we własnym czasie.

Których narzędzi użyć, aby zapewnić swoim pracownikom opcje szkoleniowe?

Możesz używać oprogramowania do wideokonferencji, takiego jak Skype lub Zoom, do prowadzenia szkoleń na żywo lub platform, takich jak Lynda.com i Coursera, aby oferować kursy online.