Oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail

Co to jest oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail?

Oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail to narzędzie używane do zarządzania dużą liczbą przychodzących wiadomości e-mail. Oprogramowanie zarządza e-mailami za pośrednictwem systemu zgłoszeń, który tworzy unikalny identyfikator dla każdego e-maila zwany identyfikatorem zgłoszenia. Oprogramowanie następnie przypisuje każdą wiadomość e-mail do określonego agenta lub działu na podstawie wstępnie zdefiniowanych reguł automatycznego przepływu pracy.

Jaka jest różnica między klientem poczty e-mail / pocztą internetową a oprogramowaniem do zarządzania pocztą e-mail?

Webmail i e-mail dla klientów klientów są mniej zaawansowane i oferują mniej kluczowych funkcji. Zasadniczo Webmail i e-mail dla klientów zostały stworzone do użytku osobistego, a oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail zostało stworzone z myślą o przedsiębiorcach indywidualnych, firmach i organizacjach, które otrzymują tysiące e-maili dziennie i potrzebujesz pomocy w zarządzaniu nimi.

Webmail i e-mail dla klientów	Oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail
Bardzo ograniczone lub brak opcji automatyzacji	Niezliczone opcje automatyzacji
Zaśmiecony reklamami / niechcianymi wiadomościami e-mail	Brak reklam / niechcianych wiadomości e-mail
Brak opcji współpracy	Stworzony do współpracy (współdzielona skrzynka odbiorcza, która obsługuje zarządzanie zespołową pocztą e-mail)
Brak zaawansowanego filtrowania	Tagi i identyfikatory zgłoszeń ułatwiające filtrowanie
Brak gotowych odpowiedzi	Nieograniczone gotowe odpowiedzi
Ograniczone przechowywanie	Nielimitowane miejsce
Ograniczone lub brak szablonów wiadomości e-mail	Oferuj konfigurowalne szablony wiadomości e-mail
Ograniczone pola kontaktowe	Pola kontaktowe + wbudowany CRM
Brak prywatnych / wewnętrznych notatek	Oferuj notatki prywatne / wewnętrzne
Brak opcji łączenia / dzielenia wiadomości e-mail	Oferuj łączenie / dzielenie e-maili
Brak wykrywania kolizji agentów	Oferuj wykrywanie kolizji agentów
Niektóre oferują wiele kart e-mail	Oferuj wiele kart e-mail
Brak integracji z innymi narzędziami	Setki integracji innych firm
Brak możliwości omnichannel	Możliwości omnichannel
Oferuj mobilne aplikacje e-mail	Oferuj mobilne aplikacje e-mail

Ile adresów e-mail / kont e-mail można zintegrować z narzędziem do zarządzania pocztą e-mail?

Zaawansowane narzędzia do zarządzania pocztą e-mail, takie jak LiveAgent, nie nakładają żadnych ograniczeń na liczbę adresów e-mail, które można połączyć z oprogramowaniem.

Czy korzystanie z narzędzi do zarządzania pocztą e-mail jest bezpieczne?

Prawdopodobnie oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail jest często bezpieczniejsze niż tradycyjna poczta e-mail. Wyobraź sobie taki scenariusz:

• Do obsługi wiadomości e-mail klientów używasz Gmaila lub Outlooka.
• Masz wielu pracowników na różnych zmianach.

Oczywiście będziesz musiał udostępnić swoje dane logowania do poczty e-mail wielu osobom, co może stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa – zwłaszcza jeśli używają komputerów publicznych lub współużytkują urządzenia z innymi.

Dzięki systemowi zarządzania pocztą e-mail każdy pracownik ma swoje unikalne dane logowania, więc jest to o wiele bezpieczniejsze dla Ciebie i całego zespołu.

Kto może skorzystać na oprogramowaniu do zarządzania pocztą e-mail?

Oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail może przynieść korzyści każdemu, kto codziennie odpowiada na mnóstwo wiadomości e-mail dotyczących obsługi klienta – niezależnie od wielkości firmy. Niezależnie od tego, czy jesteś jednoosobowym zespołem, czy dużą firmą, rozwiązanie do zarządzania pocztą e-mail jest koniecznością. Wiele raportów potwierdziło, że wzrasta wykorzystanie oprogramowania do obsługi poczty e-mail produktywność, zmniejsza poziom stresu i ostatecznie oszczędza czas i pieniądze.

Jakie korzyści daje oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail?

Krótsze czasy odpowiedzi na e-maile i większe zadowolenie klientów

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania pocztą e-mail może skrócić czas odpowiedzi, co z kolei poprawia wrażenia klientów i ich zadowolenie. Dzięki automatycznym regułom przepływu pracy oprogramowanie automatycznie rozprowadza przychodzącą pocztę wśród pracowników. Dawno minęły czasy ręcznego przypisywania i monitorowania aktywności poczty elektronicznej.

Oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail nie marnuje czasu i zapewnia wszystkim jasne zrozumienie swoich obowiązków. Jak wspomniano powyżej, poprawia to czas odpowiedzi, ponieważ eliminuje zamieszanie, śledzenie wiadomości e-mail, włóczęgostwo i ręczne zarządzanie zadaniami. Po zainstalowaniu oprogramowania do zarządzania pocztą e-mail wszyscy pracownicy pomocy technicznej mogą po prostu zalogować się do oprogramowania i zacząć odpowiadać na wiadomości e-mail dotyczące obsługi klienta.

Zwiększa produktywność i obniża poziom stresu

Piękno systemu zarządzania pocztą e-mail polega na tym, że może on wykonywać wiele zadań i samodzielnie je rozwiązywać. Na przykład oprogramowanie może korzystać z automatycznych reguł przepływu pracy, aby rozwiązywać zgłoszenia, które nie otrzymały żadnej odpowiedzi w określonym czasie. Oprogramowanie może też wysyłać automatyczne e-maile z następnymi wiadomościami do klientów, którzy nie odpowiedzieli na Twoje wiadomości. To tylko wierzchołek góry lodowej.

Posiadanie tego typu oprogramowania zdejmuje z Twoich barków dodatkową odpowiedzialność. Eliminuje powtarzalne i przyziemne zadania, a tym samym obniża poziom stresu i poprawia produktywność. W istocie tworzy idealny przepływ pracy.

Oszczędza pieniądze i zwiększa zwrot z inwestycji

Oto kolejny powód, dla którego pokochasz oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail. Oszczędza pieniądze. Kiedy Twoi agenci nie tracą czasu na przyziemne zadania i gdy ich jedynym celem jest rozwiązywanie problemów klientów, oszczędzasz pieniądze.

Ponadto, zgodnie z Financesonline za każdego zainwestowanego dolara w obsłudze klienta za pośrednictwem punktów pomocy i podobnych platform [takich jak oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail], możesz uzyskać zwrot z inwestycji w wysokości 3 USD.

Eliminuje monitorowanie urządzenia i konta

Jeśli chcesz pójść o krok dalej, połącz oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail z innymi kanałami komunikacji, takimi jak czat na żywo, telefon lub media społecznościowe i jeszcze bardziej zwiększ swoją produktywność. Możesz położyć kres niekończącemu się monitorowaniu urządzeń i konta, które jest zarówno rozpraszające, jak i bezproduktywne.

Posiadanie wszystkich wiadomości w jednym miejscu – niezależnie od tego, czy są to e-maile, komentarze na Instagramie czy czaty na żywo w czasie rzeczywistym, jeszcze bardziej ułatwia maksymalizację wszystkich korzyści, jakie oferuje system zarządzania pocztą e-mail.

Jakie funkcje powinno mieć oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail?

Wspólna uniwersalna skrzynka odbiorcza poczty e-mail

Współdzielona uniwersalna skrzynka odbiorcza to główna cecha oprogramowania do zarządzania pocztą e-mail. Skrzynka odbiorcza zespołu może usprawnić wszystkie wiadomości z wielu adresów e-mail, kont mediów społecznościowych, czatów internetowych, a nawet telefonów.

Jeśli nigdy nie pracowałeś z platformą współpracy, taką jak uniwersalna skrzynka odbiorcza, może to być trudne do wyobrażenia, ale szczerze mówiąc, jest to najlepsza funkcja, która poprawi wrażenia klientów i agentów o mile. Najważniejsze jest to, że wszyscy Twoi agenci będą mieli swój unikalny login do systemu, co pozwoli im pracować nad oddzielnymi sprawami w tym samym czasie.

Dowiedz się więcej o udostępnionej skrzynce pocztowej.

Działy i obowiązki (transfery)

Dwie inne główne cechy oprogramowania do zarządzania pocztą e-mail to działy i obowiązki. Tworząc różne działy dla zespołów marketingu, wsparcia IT lub sprzedaży, będziesz w stanie jeszcze lepiej zorganizować swoją skrzynkę odbiorczą. Filtrowanie będzie łatwiejsze, a przypisywanie obowiązków za pomocą reguł automatyzacji będzie bułką z masłem.

Na przykład możesz skonfigurować regułę automatycznego przepływu pracy, która będzie automatycznie kierować wszystkie wiadomości e-mail zawierające słowa „reset” i „hasło” do działu IT, a nawet dedykowanego działu IT przedstawiciela wsparcia.

Dowiedz się więcej o działach lub obowiązkach.

Reguły zarządzania przepływem pracy i automatyzacji marketingu e-mailowego

Pokrótce omówiliśmy możliwości automatyzacji marketingu e-mailowego. Za pomocą oprogramowania do zarządzania pocztą e-mail można zrobić niezliczone rzeczy – od automatycznego dodawania tagów do wiadomości e-mail, przypisywania wiadomości e-mail do działów i agentów, po planowanie poczty e-mail, które automatycznie wysyła wstępnie sformatowane śledzenie -up e-maile po upływie określonego czasu od ostatniego kontaktu.

Dowiedz się więcej o regułach.

Solidne narzędzia analityczne i funkcje raportowania

W przypadku tradycyjnej poczty e-mail trudno jest określić, jak dobrze sobie radzisz pod względem wydajności i jakości. Czy spełniasz kryteria branżowe, takie jak średni wskaźnik odpowiedzi na e-maile? Czy Twoi klienci są zadowoleni z usług, które otrzymują?

Co ciekawe, według ankiety przeprowadzonej przez Bain & Company, 80% dyrektorów generalnych uważa, że ich firma zapewnia doskonałą obsługę klienta. Jednak tylko 8% ich klientów zgadza się.

Dzięki analitycznym funkcjom oprogramowania do zarządzania pocztą e-mail i funkcjom raportowania będziesz w stanie zidentyfikować obszary wymagające poprawy dzięki rzeczywistym analizom danych.

Dowiedz się więcej o analityce i raportowaniu.

Funkcje współpracy zespołowej i wykrywanie kolizji

Niektóre e-maile internetowe (np. Gmail) oferują wbudowaną usługę czatu. Jednak większość klientów pocztowych / e-maili internetowych tego nie robi, co czyni je niewystarczającymi, jeśli chodzi o współpracę. Naszym zdaniem korzystanie z zewnętrznych narzędzi do czatu przynosi efekt przeciwny do zamierzonego, ponieważ przełączanie się między narzędziami może spowodować utratę myśli, a także marnować cenny czas.

Oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail, takie jak LiveAgent, oferuje wbudowane opcje rozmów wewnętrznych i połączeń telefonicznych, ułatwiając tak samo jak 1,2,3 kontaktowanie się ze współpracownikami, gdy czujesz, że utkniesz.

Ponadto narzędzia takie jak LiveAgent mają funkcje wykrywania kolizji agentów. Te funkcje zapewniają, że żadna wiadomość e-mail nie zostanie odebrana dwukrotnie. Ostrzegają każdego agenta, który przegląda e-mail, nad którym pracujemy, zapewniając, że nie będzie duplikatów lub przypadkowego usunięcia pracy.

Dowiedz się więcej o wykrywaniu kolizji agentów, czatach wewnętrznych lub połączenia wewnętrzne.

Konfigurowalne szablony e-mail

Inną funkcją, której brakuje w arsenale tradycyjnych klientów poczty e-mail / poczty internetowej, są konfigurowalne szablony wiadomości e-mail, których można używać do wysyłania e-maili marketingowych, takich jak biuletyny, e-maile obsługi klienta, takie jak e-maile dotyczące resetowania hasła lub e-maile transakcyjne potwierdzające zamówienie. Oczywiście konfigurowalne szablony wiadomości e-mail są dostępne na platformie zarządzania pocztą e-mail LiveAgent.

Dowiedz się więcej o szablonach e-maili.

CRM i niestandardowe pola CRM

Aby było jeszcze lepiej, oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail ma znakomite funkcje zarządzania relacjami z klientami (CRM). Oprócz wbudowanego CRM, który jest zawsze pod ręką, możesz rejestrować niestandardowe informacje o swoich klientach, które pomogą Ci zapewnić bardziej kompetentną i spersonalizowaną obsługę klienta.

Dowiedz się więcej o CRM.

Wiele zakładek ze zgłoszeniami / wiadomościami e-mail

Boisz się, że przegapisz wiele kart e-maili? Nie bądź. Oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail również oferuje tę funkcję. Umożliwia odpowiadanie na kilka e-maili jednocześnie, po prostu przełączając się między kartami e-maili. Ta funkcja jest szczególnie przydatna w połączeniu z gotowymi odpowiedziami / wstępnie zdefiniowanymi odpowiedziami.

Dowiedz się więcej o kartach z wieloma zgłoszeniami.

Tagi e-mail

Inną funkcją, której brakuje tradycyjnym klientom poczty e-mail, ale są one widoczne w oprogramowaniu do zarządzania pocztą e-mail, są tagi. Tagi służą do szybkiego filtrowania, organizowania i przeglądania treści wiadomości e-mail.

Dowiedz się więcej o tagach.

Menedżerowie zadań i funkcje monitorowania SLA

Zaawansowane oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail zawiera funkcje, które działają jako menedżerowie zadań i powiadamiają agentów o wiadomościach e-mail o wysokim priorytecie / krytycznych, które wymagają rozwiązania. Ogólnie e-maile (zgłoszenia), które pojawiają się w menedżerze zadań, pozostawały bez odpowiedzi przez długi czas lub są powiązane z umowami SLA (umowami o gwarantowanym poziomie usług).

Dowiedz się więcej o przycisku Rozwiązanie.

Prywatne notatki

Prywatne notatki w oprogramowaniu do zarządzania pocztą e-mail umożliwiają ujawnienie dodatkowych informacji o danej wiadomości e-mail, kliencie lub procesie rozwiązywania problemów. Twoi współpracownicy mogą przeglądać te notatki w dowolnym momencie podczas rozwiązywania określonej wiadomości / zapytania. Jeśli chcesz, możesz też użyć prywatnych notatek jako przypomnień.

Dowiedz się więcej o notatkach.

Gotowe wiadomości i predefiniowane odpowiedzi

Gotowe odpowiedzi to kolejna wspaniała funkcja, która jest częścią oprogramowania do zarządzania pocztą e-mail. Umożliwiają tworzenie predefiniowanych odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania klientów. Gdy otrzymasz wiadomość e-mail wymagającą ogólnej odpowiedzi na takie pytanie, możesz zaoszczędzić czas, klikając po prostu przycisk gotowa odpowiedź i wybierając odpowiedź, na którą chcieć.

Dowiedz się więcej o gotowych odpowiedziach.

Dzielenie i łączenie zgłoszeń

Narzędzia do zarządzania pocztą e-mail, takie jak LiveAgent, umożliwiają dzielenie i łączenie zgłoszeń. Ta funkcja jest wyjątkowa i może skrócić czas rozwiązywania problemów i wydajność agentów . Na przykład, jeśli przychodząca wiadomość e-mail wiąże się z wieloma problemami i musi zostać rozwiązana przez wiele działów (takich jak sprzedaż i IT), pocztę można podzielić na dwie części, aby zapewnić szybsze rozwiązanie problemu.

Alternatywnie, jeśli klient wyśle Ci wiele e-maili dotyczących tego samego problemu, e-maile mogą zostać scalone w jeden wątek e-mailowy.

Dowiedz się więcej o podzielonych zgłoszeniach i scalaniu zgłoszeń.

Integracje z innymi firmami

Większość oprogramowania do zarządzania pocztą e-mail oferuje integracje z innymi firmami, aby zapewnić doskonały przepływ pracy. Można integrować się z procesorami płatności, systemami zarządzania relacjami z klientami, aplikacjami społecznościowymi i nie tylko.

Dzięki takim integracjom agenci nie muszą logować się do aplikacji innych firm i wprowadzać danych do dwóch systemów.

Zobacz wszystkie integracje.

Wewnętrzna baza wiedzy i nieograniczona przestrzeń dyskowa

Ograniczone miejsce na e-maile to coś, z czym wszyscy walczymy codziennie, prawda? Nie, jeśli używasz oprogramowania do zarządzania pocztą e-mail! Narzędzia takie jak LiveAgent oferują nieograniczoną historię e-maili. Nie musisz usuwać żadnych e-maili, jeśli nie chcesz, i nie będzie żadnych ograniczeń dotyczących przechowywania dokumentów. W samym oprogramowaniu można przechowywać nieograniczoną liczbę dokumentów wewnętrznych, przewodników i najlepszych praktyk.

Dowiedz się więcej o wewnętrznym zarządzaniu wiedzą.

Jak znaleźć odpowiednie oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail

Jesteś przekonany, że oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail jest odpowiednim rozwiązaniem dla Ciebie i Twojej firmy? Świetnie, przeczytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak wybrać odpowiednie narzędzie do zarządzania pocztą e-mail.

Zapisz swoje wymagania i poszukaj informacji

Pierwszym krokiem do znalezienia odpowiedniego oprogramowania do śledzenia poczty e-mail jest spisanie wymagań i rozważenie budżetu, ponieważ każdy dostawca usług poczty elektronicznej oferuje inny zakres funkcji. Czy potrzebujesz narzędzia, które służy po prostu do zarządzania e-mailami? Czy potrzebujesz narzędzia, które również usprawni inne wiadomości w Twojej skrzynce odbiorczej ? Jakich dodatkowych funkcji potrzebujesz? Czy to skalowalna usługa e-mail?

Kiedy już ustalisz listę swoich wymagań, pora na przeprowadzenie pewnych badań. Zalecamy przyjrzenie się każdemu usługodawcy:

• Portale z recenzjami produktów (takie jak G2, Capterra, SoftwareAdvice, TrustRadius, GetApp)
• Recenzje YouTube

• Social media
• Strona internetowa
• Artykuły porównawcze

Po sprawdzeniu każdego oprogramowania i ustaleniu, które z nich chcesz przetestować, nadszedł czas, aby utworzyć bezpłatną wersję próbną.

Utwórz bezpłatne konta próbne i przetestuj funkcje

Po wybraniu najlepszych opcji czas utworzyć bezpłatną wersję próbną. Zalecamy przetestowanie wszystkich kluczowych funkcji i zapoznanie się z nimi możliwie najlepiej. Spróbuj:

• Połącz wiele adresów e-mail ze skrzynką odbiorczą zespołu
• Skonfiguruj integracje
• Zaproś agentów / użytkowników poczty e-mail do swojego oprogramowania
• Twórz działy dla zespołów IT, marketingu i sprzedaży
• Skonfiguruj reguły automatyzacji, aby znaleźć idealny przepływ pracy
• Skonfiguruj szablony wiadomości e-mail dla wiadomości krytycznych

Testując wszystko, notuj, co lubisz, a czego nie. Szybko zobaczysz, która platforma poczty e-mail najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Jeśli Twój bezpłatny okres próbny wygaśnie zbyt wcześnie i potrzebujesz dodatkowego czasu na przetestowanie wszystkich funkcji, nie wahaj się skontaktować się z obsługą klienta.

Większość dostawców oprogramowania do zarządzania pocztą e-mail z przyjemnością przedłuży okres próbny o kilka tygodni.

Zadowoleni klienci to najlepsi klienci

Oferujemy usługi migracji concierge z najpopularniejszych rozwiązań obsługi technicznej.

View more

Zarezerwuj demo / porozmawiaj z kierownikiem sprzedaży

Jeśli nie możesz się zdecydować między dwoma programami do zarządzania pocztą e-mail, zarezerwuj wersję demonstracyjną i porozmawiaj z zespołem sprzedaży. Przedstaw listę tego, co chcesz osiągnąć, zadawaj pytania i rób notatki na temat otrzymywanej usługi.

Ogólnie rzecz biorąc, zachowanie menedżera sprzedaży może być dobrym wskaźnikiem tego, jak zostaniesz potraktowany przez zespoły obsługi klienta dostawcy, gdy jesteś klientem płacącym. Jeśli uważasz, że znają oni produkt i są gotowi do pomocy w dowolnym momencie, możesz być pewien, że podejmujesz dobrą decyzję.

Jeśli jednak uważasz, że nie mogą odpowiedzieć na Twoje pytania i nie jesteś naprawdę zainteresowany Twoim sukcesem, powinieneś wybrać inne oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail.

Jaka jest dobra cena za oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail?

To trudne pytanie. Większość programów do zarządzania pocztą e-mail jest oparta na subskrypcji, więc możesz spodziewać się płatności w miesięcznych ratach. Jednak każde oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail różni się pod względem funkcji, integracji i stanowisk agentów.

Patrząc na zaufane witryny z recenzjami oprogramowania, możemy powiedzieć, że normalny przedział cenowy waha się od 15 do 39 USD za agenta miesięcznie.

Jeśli ten przedział cenowy jest dla Ciebie zbyt wysoki, rozważ bezpłatne narzędzie do zarządzania pocztą e-mail .

Co to jest dobre bezpłatne oprogramowanie do zarządzania pocztą e-mail?

Chociaż bezpłatne narzędzia do zarządzania pocztą e-mail są powszechne, są one bardziej ograniczone pod względem funkcji.

Aby nie robić tego we własnym zakresie, LiveAgent oferuje całkiem niezły darmowy plan zarządzania pocztą e-mail, który nadal oferuje duży arsenał bezpłatnych funkcji. Na przykład darmowe oferty LiveAgent:

• Integracja 1 adresu e-mail
• Podstawowe raportowanie
• Zarządzanie bazą wiedzy
• 7-dniowa historia zgłoszeń
• Integracja 1 przycisku czatu i 1 numeru telefonu
• Łączenie i dzielenie e-maili
• Niestandardowe pola zgłoszeń CRM
• Zarządzanie zadaniami
• Tagi
• Prywatne notatki
• Transfery e-mailowe
• Wiele kart e-mail
• Obsługa klienta 24/7