Recenzja bazy wiedzy Help Scout

Key takeaways

Rozpoczynanie pracy z Help Scout

Help Scout to dedykowane oprogramowanie help desk, którego można używać jako oprogramowania bazy wiedzy. Oferuje funkcje współdzielonej skrzynki e-mail, obsługę call center i czat na żywo, a także zarządzanie relacjami z klientami i możliwości marketingu e-mailowego. Ponadto Help Scout oferuje narzędzie do zarządzania dokumentami, a także funkcję bazy wiedzy. Przyjrzymy się tej ostatniej i zobaczymy, jak łatwo jest ją wdrożyć oraz jakie są jej wyniki.

Rozpoczęcie korzystania z Help Scout jest bardzo proste, ponieważ nie trzeba przechodzić przez żadne niepotrzebne kroki podczas procesu rejestracji do okresu próbnego. Wymagane jest jedynie podanie adresu e-mail, nazwy firmy i innych powiązanych informacji. Podawanie danych do płatności nie jest wymagane, więc karta kredytowa może zostać w portfelu, chyba że chcesz od razu przejść na płatny plan.

Po zakończeniu rejestracji możesz zacząć rozglądać się po interfejsie użytkownika Help Scout i zapoznać się z nim. Jest całkiem dobrze zaprojektowany – wygląda świeżo, nowocześnie, ale jednocześnie intuicyjnie i prosto. Nawigacja jest po prostu świetna i nie powinna sprawić ci żadnych problemów. Każde niezbędne narzędzie znajduje się na górnym pasku menu w górnej części pulpitu nawigacyjnego, a także na dodatkowym pasku nawigacyjnym, gdy niektóre narzędzia są otwarte.

Znalezienie bazy wiedzy jest bardzo łatwe, jednak należy pamiętać, że funkcja bazy wiedzy Help Scout nosi nazwę Docs (Dokumenty). Po wybraniu opcji Docs na górnym pasku menu przeniesiesz się do bazy wiedzy, gdzie możesz rozpocząć konfigurację. Najpierw musisz nazwać swoją bazę wiedzy, a następnie wybrać między otwarciem bazy wiedzy a dostosowaniem strony internetowej. Wybrałam tę drugą opcję ze zwykłej ciekawości i zostałam mile zaskoczona.

Doświadczenie użytkownika i funkcje

Możesz poeksperymentować z całą konfiguracją strony dzięki dość rozbudowanym, ale łatwym do zrozumienia opcjom. Na przykład, pierwsza strona konfiguracji pozwala dostosować niestandardową konfiguracją domeny, widoczność, branding, schemat kolorów, meta opisy i opcje opinii. Inne sekcje pozwalają dodać niestandardowy kod, wykonać tłumaczenia stron, dodać opcje komunikacji i kilka innych. To naprawdę dobre rozwiązanie, ponieważ – co może wydać się zaskakujące – nie wszystkie programy bazy wiedzy mają takie opcje, a naprawdę powinny. Gdy skończysz, możesz kliknąć Doc (Dokumenty) i utworzyć kategorię lub rozpocząć pisanie artykułu.

Opcje organizacji z kategoriami działają bardzo sprawnie. Wystarczy utworzyć kategorię i od razu możesz zacząć pisać artykuł. Podczas tworzenia artykułu możliwe jest zaimportowanie tekstu z innego miejsca, co może okazać się przydatne. Po wybraniu opcji nowego artykułu możesz rozpocząć pisanie w bazie wiedzy. Tu interfejs jest tak samo dobry, jak w pozostałych częściach aplikacji. Baza wiedzy Help Scout oferuje tylko to, co niezbędne do pisania. To niekoniecznie coś złego, ale użytkownicy, którzy oczekują czegoś więcej, mogą być nieco rozczarowani.

Otrzymujesz standardowy zestaw narzędzi, który obejmuje opcje formatowania, pogrubienie, kursywę, podkreślenie, obsługę linków i obrazów, wypunktowania, tabele i własny niestandardowy kod. Nie ma tu nic, czego byśmy wcześniej nie widzieli. Inne opcje obejmują przydatny podgląd artykułu, przenoszenie artykułu do innego folderu, dodawanie słów kluczowych dla SEO lub opcję wyświetlania powiązanych artykułów. To właściwie wszystko. Choć to narzędzie do tworzenia bazy wiedzy może wydawać się proste, w połączeniu z opcją dostosowywania witryny stanowi naprawdę konkurencyjne rozwiązanie.

Po opublikowaniu artykułu dostępna będzie kolejna opcja: historia zmian. Możesz zobaczyć, który użytkownik ostatnio edytował artykuł i kiedy. Wydaje się, że poza tym nie ma żadnych innych opcji opisowych, więc tak naprawdę nie możesz zobaczyć, co zostało zmienione. Chociaż jest to nieco rozczarowujące, to wciąż przydatna funkcja, której nie oferują niektóre rozwiązania do tworzenia bazy wiedzy.

Cennik

Help Scout oferuje trzy opcje cenowe z różnymi funkcjami. Każdy plan dodaje więcej funkcji i zmniejsza limity niektórych funkcji. Nie jest dostępny żaden darmowy plan. Przyjrzyjmy się każdemu planowi i temu, jakie zalety może przynieść twojej firmie.

Standard

Ten plan kosztuje 20$ miesięcznie za użytkownika i oferuje dwie skrzynki pocztowe, jedną stronę Docs (baza wiedzy), do 25 użytkowników, czat na żywo, wiadomości w aplikacji, widżet pomocy Beacon, niestandardowe raporty, zautomatyzowane przepływy pracy, właściwości klientów, API i ponad 50 integracji.

Plus

Plan Plus kosztuje 40$ miesięcznie za użytkownika i oferuje wszystkie funkcje z planu Standard. Dodatkowo otrzymujesz pięć skrzynek pocztowych, dwie strony Docs (baza wiedzy), brak limitu użytkowników, 25 darmowych użytkowników light, niestandardowe pola, zespoły, zaawansowane uprawnienia, nieograniczoną historię raportów, zaawansowany dostęp do API, aplikacje Salesforce + Jira + HubSpot i wiele więcej.

Pro

Plan Pro kosztuje 65$ miesięcznie za użytkownika. Obejmuje wszystkie wcześniej wymienione funkcje, a także 25 skrzynek pocztowych, 10 witryn Docs (baza wiedzy), 50 darmowych użytkowników light, różne poziomy zniżek, bezpieczeństwo korporacyjne, zgodność z HIPAA, zwiększenie limitu szybkości API, opiekuna onboardingu, dedykowanego menedżera konta, przeglądy optymalizacji konta i wiele więcej.

Wniosek

Help Scout oferuje profesjonalną funkcję bazy wiedzy, która dobrze spełnia swoje zadanie. Choć nie oferuje niczego nadzwyczajnego, możesz mieć pewność, że cię nie zawiedzie. Narzędzie jest niezwykle łatwe w nawigacji i pracy, co jest jednym z najważniejszych czynników. Edytor tekstu nie odciąga uwagi od pisania i choć nie oferuje żadnych wymyślnych funkcji, zawiera wszystko, czego potrzebujesz do stworzenia świetnej bazy wiedzy.