Zarządzanie informacją a zarządzanie wiedzą

W naszym cyfrowym świecie, przepełnionym danymi, zrozumienie niuansów między zarządzaniem wiedzą a zarządzaniem informacją stało się kluczowe dla wielu firm. Proces skutecznego zarządzania informacją obejmuje nie tylko gromadzenie i kategoryzację danych, ale także zapewnianie do nich dostępu właściwym osobom we właściwym czasie. Omówimy te często używane zamiennie terminy, prowadząc firmy przez labirynt danych, informacji i tworzenia wiedzy.

Czemu zarządzanie informacją jest ważne dla twojej firmy?

Dzisiejszy dynamiczny świat biznesu w dużej mierze polega na płynnym przepływie i łatwym dostępie do informacji. Dobrze zorganizowane i łatwo dostępne informacje zapewniają, że inwestycje w technologie zostaną w pełni wykorzystane, zamieniając każde przedsięwzięcie w zasób, który przynosi wymierne wyniki. Integracja prawidłowego procesu zarządzania informacją jest kluczowa dla pozytywnych doświadczeń pracowników.

Co więcej, ujednolicone zarządzanie informacjami podnosi ogólną wydajność organizacji. Zapewnia przejrzystość, eliminuje powtórzenia i zwiększa produktywność, budując w ten sposób środowisko sprzyjające innowacjom. Nie tylko przynosi to znaczące korzyści dla organizacji, ale także kształtuje kulturę firmy, która promuje współpracę i otwartą komunikację.

Skuteczne zarządzanie informacją to coś więcej niż tylko organizacja danych. Chodzi o przekształcenie tych danych w strategiczną przewagę, pozycjonowanie firmy w celu optymalizacji jej działalności i pozostanie na czele w dynamicznym świecie biznesu.

Czym jest zarządzanie wiedzą?

Wiedza wykracza poza same dane i informacje. Kontynuując analogię o szkole, podczas gdy dane i informacje mogą być wynikami testów, które można wykorzystać do obliczenia różnych metryk, takich jak na przykład średnia klasy, wiedza to wnioski, które mogą wyciągnąć nauczyciele. Te wnioski, wynikające z połączenia danych i indywidualnego doświadczenia, mogą pomóc nauczycielom dostosować metody nauczania, by uzyskać lepsze wyniki.

Rozważmy bazę wiedzy firmy – narzędzie, które konsoliduje informacje dotyczące częstych zapytań klientów. W miarę rozwoju bazy wiedzy i poszerzania jej o spostrzeżenia ekspertów narzędzie przestaje być zwykłym zbiorem danych, a staje się kluczowym zasobem. Pozwala klientom uzyskać szybkie i dokładne rozwiązania, poprawiając ich doświadczenia z firmą.

Czemu zarządzanie wiedzą jest ważne dla twojej firmy?

W świecie biznesu wiedza jest kluczowa dla rozwoju i zwinności organizacji. Dostęp do wiedzy jest niezbędny dla napędzaniu wzrostu. Proces zarządzania wiedzą to coś więcej niż tylko gromadzenie specjalistycznej wiedzy; chodzi o jej strategiczne wykorzystanie w celu wspierania innowacji i zwiększania wydajności operacyjnej. Zapewniając swobodny przepływ informacji, firmy mogą uniknąć duplikowania danych i zapewnić, że wnioski wyciągnięte w poszczególnych działach czy przypadkach zostaną zastosowane do całej organizacji.

Demokratyzacja wiedzy, spowodowana skuteczną strategią zarządzania wiedzą, pielęgnuje kulturę ciągłej nauki. Gdy wszyscy pracownicy mogą uzyskać dostęp do zbiorowej mądrości firmy i wnieść do niej swój wkład, znacząco wzrastają zdolności adaptacyjne i gotowość do radzenia sobie z wyzwaniami. Ta płynność w dzieleniu się informacjami prowadzi do usprawnienia operacji, minimalizacji powtarzalnych zadań i optymalizacji wykorzystania zasobów.

Solidna struktura zarządzania wiedzą wyposaża firmy w narzędzia do podejmowania szybkich, świadomych decyzji, zapewniając tym samym przewagę nad konkurencją. Przekształcanie danych w przydatne wnioski pomaga firmom odnaleźć swoje miejsce na złożonym współczesnym rynku i prosperować wśród zmian.

Jakie są główne różnice między zarządzaniem wiedzą a zarządzaniem informacją?

Zarówno zarządzanie wiedzą (KM, czyli knowledge management) oraz zarządzanie informacją (IM, czyli information management) są kluczowe dla organizacji, jednak nie są synonimami. Omówmy najważniejsze różnice:

Charakterystyka

• Zarządzanie informacją: obejmuje kategoryzację, przechowywanie i rozpowszechnianie zorganizowanych informacji. Polega na systematycznym prezentowaniu faktów.

• Zarządzanie wiedzą: wykracza poza fakty i łączy informacje z doświadczeniami oraz kontekstem. Polega na zrozumieniu danych i zastosowaniu wiedzy.

Przekazywanie

• Zarządzanie informacją: ze względu na swoją naturę informacje łatwo można przekazywać pomiędzy środkami komunikacji.

• Zarządzanie wiedzą: wiedzę, zwłaszcza ukrytą (intuicyjną), trudno przekazać lub skodyfikować.

Przechowywanie

• Zarządzanie informacją: nadaje pierwszeństwo cyfrowemu przechowywaniu, umożliwiając łatwy dostęp.

• Zarządzanie wiedzą: ma na celu uchwycenie zarówno jawnej (skodyfikowanej), jak i ukrytej wiedzy, wykorzystując oprogramowanie do zarządzania wiedzą oraz inicjatywy zorientowane na człowieka.

Cel

Zarządzanie informacją: skupia się na przejrzystości i organizacji danych.
Zarządzanie wiedzą: ma na celu wyciąganie przydatnych wniosków i strategiczne zrozumienie danych.

 

Cykl życia

• Zarządzanie informacją: polega na linearnym procesie – zbieranie, przechowywanie, uzyskiwanie dostępu.

• Zarządzanie wiedzą: jest iteracyjne, ciągle ewoluuje przy pomocy nowych informacji i doświadczeń.

Podsumowując, podczas gdy zarządzanie informacjami zapewnia ustrukturyzowany fakty, zarządzanie wiedzą przekształca te dane w praktyczne wnioski dla organizacji.

Jak zarządzanie wiedzą poprawia i poszerza zarządzanie informacją?

Zarządzanie wiedzą to nie tylko gromadzenie danych; to dynamiczny proces ulepszania i udoskonalania. Firmy mogą zacząć od zebrania podstawowych danych, podobnie jak w przypadku utworzenia początkowej sekcji często zadawanych pytań. Jednak w miarę uwzględniania informacji zwrotnych i wiedzy specjalistycznej, sekcja staje się bardziej kompleksowa i wnikliwa. Z biegiem czasu staje się świadectwem zaangażowania firmy w doskonałą obsługę klientów, stając się głównym źródłem dokładnych i wydajnych rozwiązań.

Platformy takie jak LiveAgent stoją na czele tej transformacji, zapewniając firmom narzędzia do płynnego przejścia od zarządzania informacjami do zarządzania wiedzą. Firmy, wyposażone w te zaawansowane narzędzia, mogą skuteczniej wykorzystywać swoje dane, przekształcając je w praktyczne wnioski, które bezpośrednio przynoszą korzyści ich klientom.

Korzyści płynące z zarządzania informacją i wiedzą

Biorąc pod uwagę te korzyści, przyjęcie odpowiednich praktyk i strategii jest kluczowe dla firm. Podstawą skutecznego zarządzania wiedzą i informacją jest wdrożenie odpowiednich systemów zarządzania informacją i innych technologii. System zarządzania wiedzą (KMS, czyli Knowledge Management Service) to jedno z tych kluczowych narzędzi. To oparty na technologii system, który przechwytuje, przechowuje i rozprzestrzenia wiedzę zarówno ukrytą, jak i formalną. KMS nie tylko oferuje scentralizowany katalog informacji, ale też inne funkcje, takie jak wyszukiwanie, kategoryzacja i współpraca, zapewniając, że wiedza jest nie tylko przechowywana, ale też skutecznie wykorzystywana.

Prawdziwe przykłady wykorzystania zarządzania wiedzą i zarządzania informacją

Transformacyjną moc skutecznego zarządzania informacją i wiedzą można zaobserwować w wielu przedsiębiorstwach na całym świecie. Oto kilka znanych przypadków, w których firmy płynnie zintegrowały te systemy, aby przyspieszyć rozwój i utrzymać przewagę nad konkurencją.

System wsparcia oparty na bazie wiedzy IBM

IBM, pionier w branży technologicznej, uruchomił system „Knowledge-Centered Support” (Wsparcie oparte na wiedzy). Inicjatywa miała na celu tworzenie, utrzymywanie i wykorzystywanie cennej wiedzy w ramach procesu wsparcia. Pracownicy byli zachęcani do dokumentowania rozwiązań typowych problemów. Ta biblioteka rozwiązań została następnie udostępniona całej organizacji. Rezultat? Szybsze rozwiązywanie problemów, minimalizacja kosztów wsparcia i ogólny wzrost zadowolenia klientów.

Produkcja „Lean” Toyoty

Słynny system produkcyjny Toyoty to przykład doskonałego zarządzania informacją. Ich podejście do produkcji typu „Just-In-Time” (w samą porę) wymaga precyzyjnych danych na temat poziomów zapasów, szybkości produkcji i popytu konsumentów. Dzięki skrupulatnym procesom zarządzania informacją Toyota produkuje minimalną ilość odpadów oraz zapewnia płynny przepływ części i wydajność produkcji. To podejście było tak skuteczne, że zostało przyjęte przez branże zupełnie niezwiązane z produkcją pojazdów.

Dzielenie się wiedzą BP

British Petroleum (BP), jedna z największych na świecie firm naftowych, stanęła przed wyzwaniem, z którym spotyka się wiele dużych konglomeratów: silosami wiedzy. Aby temu zaradzić, BP uruchomiło „Peer Assist” – inicjatywę dzielenia się wiedzą. Przed rozpoczęciem nowego projektu zespoły organizowały spotkania z ekspertami i współpracownikami, którzy wcześniej realizowali podobne zadania. Te sesje wymiany wiedzy pozwoliły zespołom zdobyć wiedzę organizacyjną, uniknąć błędów z przeszłości i szybciej wprowadzać innowacje. „Peer Assist” firmy BP stało się doskonałym przykładem zarządzania wiedzą, znacznie poprawiając wyniki projektów.

Usługi zarządzania informacją i analityki HP

Firma Hewlett-Packard (HP) z powodzeniem wdrożyła system zarządzania informacją o nazwie „HP Information Management and Analytics services” (Usługi zarządzania informacją i analityki HP). System ten pomógł im kategoryzować, przechowywać i pobierać kluczowe dane na temat produktów, zwłaszcza te dotyczące mikroprocesorów. Dzięki ujednoliconemu centrum wyselekcjonowanych informacji zespoły ds. rozwoju produktów mogły łatwo uzyskać dostęp do odpowiednich danych, co znacznie przyspieszyło proces badań i rozwoju.

Jaka jest różnica między systemem zarządzania informacją a systemem zarządzania wiedzą?

System zarządzania informacją (IMS, czyli Information Management System) zajmuje się precyzyjnym pozyskiwaniem, przechowywaniem i wyszukiwaniem danych oraz ustrukturyzowanych informacji. Jego głównym celem jest zapewnienie, że odpowiednie informacje są dostępne dla odpowiednich osób w odpowiednim czasie. Jego celem jest usprawnienie procesów przetwarzania danych, zapewnienie spójności, dokładności i zgodności z normami regulacyjnymi. Taki system jest niezbędny w świecie, w którym w każdej sekundzie powstają ogromne ilości danych, sprawiając, że ich przeszukiwanie i wyciąganie wniosków jest wyzwaniem.

Z kolei system zarządzania wiedzą (KMS, czyli Knowledge Management System) sięga głębiej. Został zaprojektowany do zarządzania zarówno wiedzą jawną (udokumentowane procesy, wytyczne itp.), jak i wiedzą ukrytą (osobiste doświadczenia, spostrzeżenia i wiedza pracowników). KMS zachęca do kultury dzielenia się, współpracy i ciągłego uczenia się w organizacjach. Poprzez przechwytywanie i udostępnianie tej wiedzy organizacje mogą wykorzystać swoją zbiorową inteligencję, wspierając innowacje i rozwiązywanie problemów.

Nowoczesne narzędzia, takie jak LiveAgent, łączą te dwa odrębne systemy. Integrując skoncentrowane na danych możliwości IMS z szerszymi, skupionymi na wiedzy aspektami KMS, LiveAgent prezentuje holistyczne podejście. Zapewnia firmom ujednoliconą platformę, na której mogą zarządzać swoimi danymi, wyciągać wnioski i zapewniać pracownikom dostęp do zbiorowej mądrości i wiedzy organizacji. Takie narzędzia kształtują przyszłość zarządzania informacją i wiedzą, oferując kompleksowe, zintegrowane rozwiązanie. Możesz przekonać się o tym na własną rękę, korzystając z 30-dniowego, bezpłatnego okresu próbnego LiveAgent.